Informativa Privacy per studenti e genitori

1. Chi siamo e finalità della presente Informativa sulla Privacy

Siamo International School of Siena (la “Scuola”), operante come parte della società International School of Europe S.p.a. con sede legale in Milano Via Porlezza 8 e numero di iscrizione MI-2046718. La Scuola è membro di Inspired Education Group (il “Gruppo”).

La presente Informativa sulla Privacy ha lo scopo di fornire informazioni circa le modalità con cui la Scuola raccoglie, utilizza e conserva (o “tratta”) i dati personali relativi a individui, inclusi: studenti attuali, passati e potenziali; nonché i loro genitori, tutori o affidatari (di seguito, “genitori”).

Questa informativa si applica in aggiunta a qualsiasi altra comunicazione fornita dalla Scuola in merito a specifici trattamenti di dati personali, nonché alle condizioni generali e alle policy interne della Scuola, tra cui:

Contratti stipulati tra la Scuola e i genitori degli studenti;
Policy sull’uso e conservazione delle immagini dei minori;
Policy su videosorveglianza (CCTV) e/o dati biometrici;
Policy di conservazione dei dati della Scuola e/o del Gruppo;
Policy sui diritti in materia di protezione dei dati;
Policy sui cookie;
Policy della scuola in materia di tutela dei minori, benessere scolastico e salute e sicurezza, inclusi i criteri di registrazione di segnalazioni o incidenti; e
Le politicy informatiche della Scuola o del Gruppo (a seconda dei casi).

La presente Informativa sulla Privacy potrà essere aggiornata periodicamente al fine di garantire la conformità alle normative vigenti e di riflettere le migliori prassi.

2. Quali informazioni vengono raccolte su studenti e genitori/tutori

La Scuola può trattare diverse tipologie di dati personali, tra cui:

nome e dati di contatto quali indirizzo, email e numero di telefono dello studente, del genitore, del tutore, del soggetto pagatore delle rette e del parente più prossimo;
data e paese di nascita dello studente, etnia, genere, paese di residenza, numero di passaporto o dati della carta d’identità nazionale, stato del visto e altre informazioni relative allo status di immigrazione;
dati relativi ai veicoli (per coloro che utilizzano i parcheggi della Scuola);
informazioni relative alla carriera scolastica dello studente, come scuole precedenti, corsi completati, date di frequenza, presenze, provvedimenti disciplinari, segnalazioni in materia di tutela e risultati degli esami;
dati accademici dello studente, inclusi risultati di esami e valutazioni, pagelle e orari delle lezioni;
informazioni relative alla salute e alle condizioni mediche dello studente, bisogni educativi speciali e circostanze familiari o condizioni abitative;
informazioni in materia di tutela dei minori;
corrispondenza con e riguardante studenti e genitori (attuali e passati);
referenze fornite o ricevute da scuole o istituti precedenti, e informazioni pertinenti fornite da tali istituzioni e/o da altri professionisti o organizzazioni che collaborano con lo studente;
informazioni relative alle rette scolastiche, come coordinate bancarie dei genitori e altri dati finanziari (inclusa l’origine dei fondi e/o informazioni richieste dalla normativa antiriciclaggio), nonché borse di studio e agevolazioni economiche;
informazioni utili alla prestazione di cure mediche e assistenza scolastica adeguata, come disabilità, condizioni mediche o esigenze alimentari. Tali dati possono includere anche informazioni su circostanze familiari o personali rilevanti per la valutazione dell’idoneità alla concessione di una borsa di studio; e
immagini degli studenti (e occasionalmente di altri soggetti) durante attività scolastiche, nonché immagini registrate dal sistema di videosorveglianza della Scuola CCTV (in conformità alla politica della Scuola sull’acquisizione, conservazione e utilizzo delle immagini dei minori).

Si precisa che la Scuola può procedere regolarmente all’anonimizzazione e/o aggregazione dei dati personali, in modo tale che non siano più considerati “dati personali” ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati, oppure può applicare procedure di minimizzazione dei dati, come la pseudonimizzazione. Tali dati vengono utilizzati per finalità di valutazione e analisi, e possono essere condivisi con terze parti per gli stessi scopi.

3. Modalità di raccolta delle informazioni da parte della Scuola

Generalmente, la Scuola riceve i dati personali direttamente dall’interessato (inclusi, nel caso degli studenti, dai loro genitori). Tuttavia, in alcuni casi, i dati personali possono essere forniti da terze parti (ad esempio da un’altra scuola, da professionisti o autorità competenti, oppure da fornitori di servizi terzi che effettuano verifiche sull’identità e sulla provenienza dei fondi dei genitori); oppure possono essere raccolti da fonti pubblicamente accessibili.

Tenuto conto di quanto sopra, le principali modalità attraverso cui la Scuola raccoglie dati personali relativi a studenti e genitori sono le seguenti:

informazioni fornite durante il processo di ammissione e nel corso della frequenza scolastica dello studente;
dati generati durante il percorso scolastico e la permanenza presso la Scuola (ad esempio, presenze, risultati accademici, comportamento o informazioni in materia di tutela);
informazioni ricevute da precedenti istituti scolastici (sia appartenenti al Gruppo che esterni);
informazioni ricevute da enti pubblici o autorità competenti;
dati forniti da terze parti in relazione al diritto dello studente a frequentare la Scuola o al finanziamento della frequenza (ad esempio, per borse di studio o agevolazioni economiche); e
informazioni derivanti dall’accesso e dall’utilizzo del sito web della Scuola o di altri strumenti e software educativi online, inclusa la piattaforma Global Study del Gruppo.

4. Perchè la Scuola ha bisogno di trattare i dati personali

L’utilizzo principale dei dati personali raccolti è volto a supportare l’apprendimento e lo sviluppo degli studenti durante la loro permanenza presso la Scuola, garantendo al contempo il loro benessere e la loro tutela. Per raggiungere tali finalità, la Scuola deve trattare un’ampia gamma di dati personali relativi alla propria comunità scolastica, nell’ambito delle attività quotidiane.

Alcune delle attività che la Scuola è tenuta a svolgere sono necessarie per l’esecuzione di un contratto con il proprio personale o con i genitori degli studenti.
Altri utilizzi dei dati personali avvengono in conformità con il legittimo interesse della Scuola, o di terzi, purché tali interessi non prevalgano sugli effetti negativi per gli interessati. La Scuola ritiene che i seguenti utilizzi rientrino nella categoria dei “legittimi interessi” propri o della propria comunità:

Selezione degli studenti, verifica dell’identità dei candidati e dei loro genitori, e conservazione dei dati (ove opportuno) per future candidature o opportunità;
Verifiche sull’identità, solvibilità e provenienza dei fondi, anche tramite scuole precedenti e/o fonti terze o fornitori di servizi, inclusa la verifica dell’eventuale assoggettamento a sanzioni;
Erogazione dei servizi educativi (inclusi educazione musicale, attività fisica, sviluppo spirituale, orientamento professionale e attività extracurricolari), monitoraggio del progresso e dei bisogni educativi degli studenti, anche tramite strumenti digitali o piattaforme tecnologiche (temporaneamente o permanentemente), inclusi strumenti assistiti da intelligenza artificiale (in conformità alla Politica sull’IA della Scuola);
Fornitura di servizi di trasporto scolastico, ristorazione o assistenza specializzata;
Comunicazione con i genitori in merito al progresso, benessere e sviluppo del figlio, anche tramite report periodici e incontri scuola-famiglia;
Organizzazione e gestione di riunioni, eventi e attività sociali per studenti e genitori;
Mantenimento dei rapporti con ex studenti e con la comunità scolastica, anche tramite attività di marketing diretto o raccolta fondi;
Due diligence sui donatori, verifica dell’identità e del background dei potenziali donatori;
Pianificazione gestionale e previsionale, ricerca e analisi statistica, anche se imposta o prevista dalla legge (es. analisi fiscale, diversità o differenze retributive di genere);
Promozione della diversità e dell’uguaglianza;
Monitoraggio e valutazione delle performance e dell’efficacia della Scuola, nonché miglioramento della gestione accademica, amministrativa, finanziaria, patrimoniale e delle risorse umane;
Consentire alle autorità competenti di monitorare le performance della Scuola e di intervenire o fornire assistenza in caso di necessità;
Fornire e ricevere informazioni e referenze riguardanti studenti attuali e passati, incluse quelle relative a rette scolastiche non saldate o alla cronologia dei pagamenti, da/a qualsiasi istituzione educativa frequentata dallo studente o presso cui è previsto che si iscriva; e fornire referenze a potenziali datori di lavoro degli ex studenti.
Per finalità di recupero crediti;
Per consentire agli studenti di partecipare a valutazioni nazionali o di altro tipo, e per pubblicare i risultati degli esami pubblici o altri traguardi raggiunti dagli studenti della Scuola;
Per tutelare la salute e il benessere degli studenti e fornire un’adeguata assistenza scolastica;
Per monitorare (ove appropriato) l’utilizzo dei sistemi informatici e di comunicazione della Scuola, in conformità alla Policy di Uso Accettabile della Scuola;
Per utilizzare immagini (incluse fotografie e video) degli studenti per finalità amministrative e quotidiane interne, come newsletter e annuari, in conformità alla politica della Scuola sull’acquisizione, conservazione e utilizzo delle immagini dei minori.
Per finalità di sicurezza, inclusa la videosorveglianza (CCTV) in conformità alle politiche della Scuola in materia di videosorveglianza;
Per la prevenzione e l’accertamento di reati, nonché per collaborare alle indagini (incluse quelle penali) condotte dalla polizia e da altre autorità competenti;
Per la conservazione dei registri e la conformità normativa in relazione agli obblighi in materia di immigrazione, in qualità di datore di lavoro e/o sponsor di visti;
Per svolgere o collaborare a procedimenti di reclamo, disciplinari o di indagine, interni o esterni alla Scuola.
Per contattare genitori o studenti al fine di promuovere i servizi del Gruppo, in relazione a disponibilità nelle liste d’attesa presso scuole consociate, opportunità all’interno delle Associazioni Genitori-Insegnanti o degli Amici della Scuola, oppure per eventi e attività rivolti agli ex studenti;
Per promuovere la Scuola presso potenziali genitori e studenti; e
Ove altrimenti ragionevolmente necessario per le finalità della Scuola, incluso l’ottenimento di consulenza professionale adeguata e coperture assicurative per la Scuola.

La Scuola può inoltre trattare i tuoi dati personali per adempiere ai propri obblighi di legge. A tal fine, potremmo utilizzare i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

Per adempiere agli obblighi normativi e di conformità, inclusa la conformità a qualsiasi disposizione di legge, regolamento o norma applicabile, come ad esempio le normative antiriciclaggio e i requisiti in materia di tutela dei minori;
Per la prevenzione, rilevazione e investigazione di reati;
Per collaborare alle indagini, incluse quelle penali, condotte dalla polizia e da altre autorità competenti; e
Per gestire e conservare i registri richiesti di volta in volta dalle leggi e dai regolamenti applicabili.

La Scuola può inoltre trattare i tuoi dati personali per ulteriori motivi nei seguenti casi:

Quando è necessario per proteggere gli interessi vitali dello studente o di un’altra persona;
Quando è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria (ad esempio, per proteggere e difendere i diritti o i beni della Scuola o di qualsiasi affiliata, incluso il Gruppo);
Quando abbiamo il consenso dell’interessato al trattamento (ad esempio, richiediamo il consenso dei genitori e/o dello studente per determinati utilizzi esterni delle immagini degli studenti a fini di marketing).

Inoltre, la Scuola potrà occasionalmente trattare categorie di dati personali più “sensibili” (talvolta definiti come dati personali appartenenti a categorie particolari), relativi ad esempio alla salute, all’etnia, alla religione, ai dati biometrici o alla vita sessuale, nonché informazioni relative a precedenti penali, in conformità ai diritti o agli obblighi imposti dalla legge, inclusi quelli in materia di tutela dei minori, oppure, ove richiesto, sulla base di consenso esplicito.Tali finalità includeranno:

Per tutelare il benessere degli studenti e fornire un’adeguata assistenza scolastica (e, ove necessario, medica), nonché per adottare misure appropriate in caso di emergenza, incidente o infortunio, anche mediante la comunicazione di informazioni relative alla salute / condizione medica dell’interessato o di altri dati pertinenti, qualora ciò sia nell’interesse dell’individuo: ad esempio, per cure mediche d’urgenza, per organizzare la valutazione e la diagnosi delle condizioni di salute e dei bisogni educativi speciali dello studente, per finalità di protezione sociale, tutela dei minori, collaborazione con la polizia o i servizi sociali, per finalità assicurative o verso fornitori di servizi di ristorazione o organizzatori di viaggi scolastici che devono essere informati di esigenze dietetiche o mediche.
Per adempiere ai requisiti di sanità pubblica;
Per fornire servizi educativi nel contesto dell’adozione di misure ragionevoli in relazione alla disabilità dello studente e/o ai suoi bisogni educativi speciali;
Per gestire eventuali sistemi della Scuola che operano tramite dati biometrici, ad esempio per finalità di sicurezza e altre forme di identificazione degli studenti (armadietti, mensa, ecc.).
Nell’ambito di procedimenti di reclamo, disciplinari o di indagine, interni o esterni alla Scuola, che coinvolgano tali dati, ad esempio in presenza di elementi relativi ai bisogni educativi speciali (SEND), alla salute o alla tutela dei minori;
Per finalità legali e normative (ad esempio, protezione dei minori, monitoraggio della diversità, registrazione delle presenze/assenze, salute e sicurezza, conformità in materia di immigrazione/sponsorizzazione di visti) e per adempiere agli obblighi di legge e ai doveri di diligenza.

5. A chi possono essere comunicati i dati personali

Trattamento da parte di terze parti. Per la maggior parte, i dati personali raccolti dalla Scuola rimarranno all’interno della Scuola e saranno trattati esclusivamente da soggetti autorizzati, in conformità ai protocolli di accesso (ossia secondo il principio del “necessario sapere”). Tuttavia, la Scuola si avvale di responsabili del trattamento, ovvero soggetti terzi che ci assistono in alcune funzioni, tra cui contabilità, servizi informatici, archiviazione su cloud / gestione dei documenti, monitoraggio, invio di comunicazioni, e supporto all’erogazione del curriculum e dei relativi servizi educativi agli studenti (inclusi quelli tramite sistemi basati su intelligenza artificiale). Tale trattamento esterno dei dati è soggetto a garanzie contrattuali che assicurano la protezione dei dati personali e il loro utilizzo esclusivamente secondo le istruzioni specifiche della Scuola.

Condivisione dei dati. La Scuola, di volta in volta, potrà avere la necessità di condividere informazioni personali relative alla propria comunità di studenti e genitori/tutori con soggetti terzi, quali:

Professionisti sanitari esterni, come psicologi scolastici e logopedisti;
Fornitori e collaboratori esterni appropriati, come insegnanti di musica ospiti;
Autorità governative e locali, enti pubblici e/o organismi di regolamentazione;
Organizzazioni che erogano borse di studio e finanziamenti;
Enti certificatori / centri di valutazione;
Il Gruppo, altre entità appartenenti al Gruppo, o altre scuole del Gruppo;
Scuole di destinazione/futuro inserimento (inclusa la trasmissione di referenze riservate);
Consulenti professionali (es. avvocati, assicuratori, consulenti PR e commercialisti);
Terze parti e i loro consulenti, in caso di potenziale o effettiva vendita, fusione, ristrutturazione o operazione finanziaria della Scuola / del Gruppo;
Tribunali o agenzie di recupero crediti in caso di mancato pagamento delle rette.

Trasferimenti internazionali di dati. Qualora i dati vengano trasferiti a livello internazionale, la Scuola adotterà misure appropriate per garantire un’adeguata protezione dei dati personali nel caso in cui vengano trasferiti verso Paesi che non offrono lo stesso livello di tutela previsto per i dati personali, e assicurerà che tali trasferimenti internazionali siano effettuati in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Attività di marketing. La Scuola può utilizzare gli indirizzi email dei genitori per creare “pubblici simili” (lookalike audiences) sulle piattaforme di social media a fini di marketing. Ciò comporta l’utilizzo degli indirizzi email in formato criptato per abbinare gli utenti presenti sulla piattaforma e creare un pubblico personalizzato o simile. Gli indirizzi email non vengono condivisi in formato leggibile (cioè i dati sono pseudonimizzati) e saranno eliminati dalla piattaforma al termine del processo di abbinamento.

Lo scopo principale dell’utilizzo dei “pubblici simili” è supportare le attività di marketing della Scuola, raggiungendo potenziali genitori che potrebbero essere interessati ai nostri servizi educativi. Ciò avviene sfruttando informazioni quali dati demografici, interessi e comportamenti per finalità di abbinamento. Trattiamo i tuoi dati personali per la creazione di pubblici simili sulla base del nostro legittimo interesse. Abbiamo valutato che tale trattamento è necessario per le nostre attività di marketing e non prevale sui tuoi diritti e libertà fondamentali.

Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento a tale utilizzo dei tuoi dati. Puoi farlo contattando direttamente la Scuola oppure tramite Facebook utilizzando questo link.

6. Durata della conservazione dei dati personali da parte della Scuola

La Scuola conserverà i dati personali in modo sicuro e solo per il tempo necessario in relazione a motivazioni legittime e conformi alla legge, inclusi gli obblighi normativi e legali o per finalità di archiviazione. Per ulteriori informazioni sulla conservazione dei dati, si rimanda alla Policy di Conservazione dei Dati della Scuola, disponibile su richiesta.

Alcuni dati accademici potranno essere conservati per periodi più lunghi per finalità di archiviazione, ricerca e analisi statistica. In tali casi, verranno adottate idonee procedure di minimizzazione dei dati, tra cui l’esclusione dei dati dal trattamento quotidiano e l’applicazione di restrizioni di accesso.

7. Mantenere i contatti e supportare la Scuola

Al termine del percorso scolastico, gli studenti entreranno a far parte della comunità degli ex studenti (Alumni). Ove applicabile, alcuni dati personali contenuti nei registri scolastici degli studenti saranno trasferiti nel database Alumni. Tali dati possono includere, ad esempio, i recapiti, gli interessi sportivi e i dati accademici. La Scuola utilizzerà i recapiti di genitori, ex studenti e altri membri della comunità scolastica per tenerli aggiornati sulle attività della Scuola, nonché su eventi di interesse rivolti ad Alumni e genitori, anche tramite l’invio di aggiornamenti e newsletter, via email e posta.

Hai sempre il diritto di revocare il consenso, ove prestato, o di opporti al marketing diretto o alla raccolta fondi. Tuttavia, è probabile che la Scuola conservi comunque alcuni tuoi dati (quantomeno per garantire che non vengano inviate ulteriori comunicazioni a quello specifico indirizzo, email o numero di telefono).

8. I tuoi diritti in materia di dati personali

Hai diversi diritti relativi ai tuoi dati personali. Questi sono:

Diritto di accesso: Hai il diritto di richiedere una copia dei dati personali che la Scuola detiene su di te.
Diritto di rettifica: Hai il diritto di chiedere alla Scuola di correggere qualsiasi informazione inesatta che ti riguarda.
Diritto alla cancellazione: Hai il diritto di chiedere alla Scuola (in determinate circostanze) di cancellare i dati personali che detiene su di te.
Diritto alla limitazione del trattamento: Hai il diritto di chiedere alla Scuola di limitare le attività di trattamento dei tuoi dati personali (e, qualora il trattamento da parte della Scuola si basi sul tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prima della revoca).
Diritto alla portabilità dei dati: Hai il diritto di chiedere alla Scuola (in determinate circostanze) di trasferire i tuoi dati personali a un altro titolare del trattamento in un formato che ne consenta agevolmente l'utilizzo.
Diritto di opposizione: Hai il diritto di opporti, per motivi connessi alla tua situazione particolare, a specifiche attività di trattamento da parte della Scuola qualora ritieni che esse abbiano un impatto sproporzionato sui tuoi diritti.

Si prega di notare che i diritti sopra indicati non sono assoluti e la Scuola potrebbe avere il diritto di rifiutare le richieste qualora si applichino delle eccezioni. La Scuola si impegna a rispondere a tali richieste nel più breve tempo ragionevolmente possibile e, in ogni caso, entro i termini previsti dalla legge.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, o qualora tu abbia dubbi o preoccupazioni in materia di protezione dei dati personali, ti invitiamo a contattare: dpo@inspirededu.com copia dataprivacy@internationalschoolofeurope.com

Hai inoltre il diritto di presentare reclamo a un'Autorità Garante per la Protezione dei Dati qualora ritenga che le tue informazioni personali siano state raccolte o utilizzate in violazione delle normative vigenti in materia di protezione dei dati. Di norma, tale Autorità sarà quella competente nel Paese in cui ti trovi.